Apertura di un ufficio di rappresentanza in Italia

 

In che modo si apre un ufficio di rappresentanza di una società straniera in Italia?

 

La legge Italiana non prevede una definizione ufficiale di “ufficio di rappresentanza”. È quindi una consuetudine, per evitare la doppia tassazione e prevenire l’evasione fiscale, fare riferimento alla Convenzione OCSE (che ha modificato l’Art. 162 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi, DPR 917/1986) secondo la quale un ufficio di rappresentanza è un ufficio stabile di una società estera in Italia avente solo funzioni promozionali, o di ricerca scientifica o di mercato, o altre attività di raccolta dati. 

In altre parole, un ufficio di rappresentanza ha un ruolo meramente ausiliario o preparatorio, affinché la società estera entri nel mercato italiano, e non può svolgere alcuna attività produttiva o commerciale.

Contrariamente alla costituzione di una società o all’apertura di una sede secondaria italiana, un ufficio di rappresentanza è caratterizzato da due fattori:

  • una presenza locale per promuovere la società e i suoi prodotti/servizi e per svolgere altre operazioni non commerciali;
  • l’unità locale non richiede una rappresentanza permanente (la stessa non rappresenta la società estera nei rapporti con i terzi).

Un ufficio di rappresentanza deve essere registrato presso il REA (Repertorio Economico Amministrativo) del Registro delle Imprese.

 

Quali sono i requisiti per aprire un ufficio di rappresentanza in Italia?

L’apertura di un ufficio di rappresentanza dovrà essere autorizzata da una delibera straordinaria dell’organo amministrativo della società che è competente ai sensi della legge del luogo dello stabilimento.

  • La società deve nominare un rappresentante dell’ufficio di rappresentanza il nome del quale sarà iscritto nel Registro delle Imprese (tale rappresentante può essere lo stesso amministratore della società estera e non deve necessariamente avere la residenza in Italia);
  • La società dovrà avere un indirizzo in Italia (se non si ha la disponibilità di un ufficio in Italia, è possibile usufruire del nostro servizio di domiciliazione);
  • La società e il rappresentante dell’ufficio di rappresentanza dovranno ottenere un codice fiscale rilasciato dall’Agenzia delle Entrate.

 

Quali documenti sono richiesti per aprire un ufficio di rappresentanza?

Per aprire un ufficio di rappresentanza in Italia, è necessario fornire i seguenti documenti:
  • Una descrizione dettagliata dell’attività svolta dalla società nella propria giurisdizione nazionale su carta intestata della società;
  • Una visura (o un documento simile) della società che intende aprire un ufficio di rappresentanza in Italia, che include lo statuto e il/i nome/i del/dei socio/i e dell’/degli amministratore/i;
  • Una delibera straordinaria del CdA (o dell’amministratore unico) che dovrà (a) autorizzare l’apertura dell’ufficio di rappresentanza in Italia e indicare l’indirizzo dell’ufficio di rappresentanza e (b) nominare un rappresentante;
  • Una copia del passaporto del rappresentante dell’ufficio di rappresentanza italiano.

Tutti i suddetti documenti dovranno essere notarizzati e apostillati (oppure autenticati e legalizzati dall’ufficio consolare o diplomatico italiano se il paese in cui la procura è conferita non è un membro della Convenzione sull’apostille – una lista dei membri può essere consutata sul sito https://en.wikipedia.org/wiki/Apostille_Convention). Tutti i suddetti documenti (includendo lo statuto della società) dovranno essere tradotti in italiano e la traduzione dovrà essere giurata.

 

Un ufficio di rappresentanza è soggetto all’imposta sul reddito delle società in Italia?

Ai fini fiscali, un “mero” ufficio di rappresentanza non è considerato uno “stabile organizzazione” della società estera e non è quindi soggetto ad alcuna tassazione in Italia.

Di conseguenza, agli uffici di rappresentanza non è richiesto mantenere libri, pubblicare bilanci o depositare la dichiarazione dei redditi o le dichiarazioni a fini IVA.

Ad essi, comunque, è richiesto mantenere conti ordinari per documentare le spese (cioè del personale, attrezzature, ecc.) che saranno coperte dalla sede amministrativa della società estera.

 

Qual è la differenza tra un “mero ufficio di rappresentanza” e un “ufficio di rappresentanza che non svolge meramente funzioni di rappresentanza”?

Primaditutto, mentre un mero ufficio di rappresentanza non può svolgere attività correlate alla produzione o al commercio, l’ufficio di rappresentanza che non svolge meramente funzioni di rappresentanza, può svolgere nei confronti dei terzi attività ulteriori (le attività che possono essere svolte da un mero ufficio di rappresentanza sono, inter alia, l’esposizione, immagazzinamento di beni, il rilascio di informazioni, attività promozionali e di ricerca, ulteriori attività connesse e accessorie).

Di certo, la relazione tra l’ufficio di rappresentanza che non svolge meramente funzioni di rappresentanza e i terzi dovrà essere concordata tra i terzi e la società estera che ha stabilito l’ufficio.

Conseguentemente, è una prassi diffusa il considerare tale ufficio di rappresentanza che non svolge meramente funzioni di rappresentanza come una stabile organizzazione della società estera e, come tale, soggetto a tassazione. Di conseguenza, oltre ad essere iscritto presso il REA e a possedere un codice fiscale, l’ufficio dovrà anche ottenere un numero di partita IVA dalla competente Agenzia delle Entrate. Il deposito dovrà essere eseguito dal legale rappresentante della società estera dotato di codice fiscale italiano (o da un avvocato italiano autorizzato tramite una procura speciale) tramite una singola comunicazione. Effettuta l’iscrizione presso il REA, l’Agenzia delle Entrate fornirà all’ufficio di rappresentanza che non svolge meramente funzioni di rappresentanza un codice fiscale ad hoc. Diversamente da un mero ufficio di rappresentanza, l’ufficio di rappresentanza che non svolge meramente funzioni di rappresentanza, dovrà mantenere libri contabili separati, depositare dichiarazioni ai fini IVA, depositare la dichiarazione dei redditi ogni anno e depositare il bilancio d’esercizio della società estera presso la Camera di Commercio competente.

 

Contattaci per ulteriori informazioni relative all’apertura di un ufficio di rappresentanza in Italia.


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