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Services d’emploi et de paie

Notre équipe d’avocats et de consultants en droit du travail qualifiés assiste régulièrement les clients en matière de contrats de travail, de transferts intra-entreprises en Italie et de paie.

Contrats de travail

Les contrats de travail (contratto di lavoro) sont requis par la loi pour chaque membre du personnel employé. Les deux principaux types sont le contrat de travail temporaire (contratto a termine et contratto a tempo determinato) et le contrat de travail permanent (contratto a tempo indeterminato), et ils contiennent un ensemble de clauses légales tant pour l’employeur que pour l’employé.

En général, les contrats de travail détaillent les aspects spécifiques et les attentes de la relation de travail entre l’employeur et l’employé, mais ils comprennent tous généralement le titre du poste, le salaire, les responsabilités et les fonctions, le droit aux indemnités de maladie et aux congés, ainsi que les périodes d’essai et de préavis applicables.

Le « Jobs Act » de l’Italie

Au cours des 15 dernières années, à la suite de plusieurs réformes, la réglementation du marché du travail italien a subi un remaniement substantiel, dont le dernier en date est le « Jobs Act » approuvé par le gouvernement Renzi en décembre 2014 qui a introduit quatre initiatives clés :

• une nouvelle forme de contrat de travail permanent avec une protection croissante liée à l’ancienneté (« contratto a tutele crescenti ») ;
• une refonte des contrats temporaires ;
• de nouvelles règles sur les licenciements, plus souples ;
• et la refonte des allocations de chômage.

La « loi sur l’emploi » est un ensemble complet de réformes, qui comprend :

• une législation de protection de l’emploi assouplie en matière de contrats de travail, en liant le niveau de protection à l’ancienneté ;
• une réglementation simplifiée et organique de certains types de contrats et de relations de travail, notamment une réglementation plus souple des fonctions et des tâches des employés, afin de répondre aux besoins des employeurs temporaires et permanents, et l’introduction de nouvelles règles sur le contrôle à distance des usines et des lieux de travail ;
• un nouveau régime d’allocations de chômage, avec des exigences plus strictes pour activer les prestations ;
• un nouveau système de politique active du marché du travail, grâce à des mesures d’incitation à l’emploi plus efficaces et à l’amélioration des services de l’emploi, afin d’améliorer l’adéquation entre la demande et l’offre de travail ;
• une révision du régime de complément de salaire pour les travailleurs licenciés ;
• la mise en place d’une agence d’inspection unique pour coordonner l’activité et éviter les contrôles multiples dans une même usine.

Des dispositions supplémentaires ont été adoptées dans la loi de stabilité de 2015, qui prévoit une réduction sur trois ans des cotisations sociales des employeurs (jusqu’à 8 060 € par an), et supprime les coûts de la surtaxe fiscale locale (IRAP) pour les travailleurs permanents nouvellement embauchés.

Début de l’emploi

Les contrats de travail sont régis par les règles générales énoncées dans le code civil.

Compte tenu de l’existence d’un grand nombre de conventions collectives nationales (NCAs) et de leur utilisation intensive par les employeurs, les contrats de travail en Italie consistent normalement en de simples lettres d’embauche qui font référence aux éléments requis par la loi (notamment l’identité des parties, le lieu de travail, la date de début de l’emploi, la période d’essai (le cas échéant), la durée de l’emploi (en cas d’emploi à durée déterminée) et l’inscription, les fonctions de l’employé) et aux dispositions contenues dans les NCAs applicables.

Les contrats de travail individuels précisent également la « catégorie » de l’employé telle qu’établie par le Code civil, en vertu de l’article 2095.

Il existe quatre catégories d’employés :

• Les cadres supérieurs (« Dirigenti ») ;
• Les cadres moyens (« Quadri ») ;
• Les employés en col blanc (« Impiegati ») ;
• les cols bleus (« Operai »).

Bien que les conventions collectives nationales définissent normalement les principes généraux qui régissent la relation de travail des Dirigenti, les conditions générales et spécifiques sont souvent négociées par des accords individuels. Les Quadri sont définis comme des employés qui, sans être des cadres supérieurs, sont continuellement engagés dans des tâches qui contribuent de manière significative à promouvoir la croissance de l’entreprise et à atteindre ses objectifs. Selon un nombre limité de conventions collectives, les employeurs sont tenus d’assurer les quadri contre les actions en responsabilité civile intentées par des tiers à la suite d’une négligence dans l’exercice de leurs fonctions.

Au début de la relation de travail, l’employeur doit informer le salarié des principales conditions de son contrat.

La loi italienne ne prescrit pas de forme particulière pour les contrats de travail en général ; ils peuvent être communiqués oralement, bien que la plupart des contrats soient constatés par écrit. Cela dit, certaines dispositions spécifiques ainsi que des informations particulières concernant la relation de travail doivent être consignées par écrit (par exemple : période d’essai, clause de non-concurrence, durée déterminée, le cas échéant).

De plus, la loi exige que certains types de contrats soient écrits (par exemple, les contrats à temps partiel).

Les contrats de travail peuvent être rédigés dans n’importe quelle langue, à condition que les deux parties soient en mesure de comprendre pleinement le contenu de toute disposition qu’ils contiennent.

L’âge de la majorité est de 18 ans en Italie. L’âge minimum requis pour entrer valablement dans un rapport de travail est de 16 ans avec le consentement des parents (15 ans pour les contrats d’apprentissage).

Rapport de travail

Accomplissement formel

Lors de l’établissement de tout rapport de travail, l’employeur doit notifier le service public de l’emploi compétent (« Centro per l’Impiego ») au moins 24 heures avant le début du travail. Cette déclaration remplit également l’obligation d’informer les institutions de sécurité sociale compétentes (INPS et INAIL).

Si la loi le prévoit, l’employeur doit également souscrire des polices d’assurance contre les risques et les dommages subis par des tiers du fait de l’accomplissement par les salariés de leurs obligations professionnelles.

Période d’essai

Les périodes d’essai légales sont les suivantes :

• 3 mois, pour les salariés non affectés à des fonctions de direction ;
• 6 mois, pour tous les autres salariés.

Toutefois, la période d’essai est généralement fixée dans les NCAs concernées en fonction de la catégorie de l’employé.

Pendant la période d’essai, chaque partie peut librement mettre fin à la relation de travail à tout moment, sans préavis, sans obligation et sans paiement de l’indemnité correspondante.

Salaire

La législation italienne ne donne pas de définition légale du « salaire » et du « traitement ».

Aux fins de l’impôt sur le revenu et de la sécurité sociale, toute compensation accordée au salarié dans le cadre de la relation de travail, y compris la compensation en nature, est considérée comme un salaire (cela ne comprend pas quelques exceptions limitées, telles que le remboursement des frais).

Il n’existe pas de salaire minimum légal en Italie. Les salaires minimums pour chaque niveau contractuel sont généralement fixés par secteur dans les conventions collectives nationales (NCAs) pertinentes. Un salaire minimum est en cours d’introduction pour les travailleurs qui ne sont pas actuellement couverts par les conventions collectives nationales, bien qu’ils représentent moins de 3 % de la main-d’œuvre totale.

Il n’existe pas de primes légales. Les NCAs peuvent en prévoir, comme la prime de résultat collectif (« premi di risultato ») ou les primes de résultat individuel.

Il n’y a pas d’indemnités statutaires, bien que les NCAs prévoient des indemnités de transport ou des indemnités pour certaines modalités de travail telles que le travail sur appel.

Selon la loi italienne, la rémunération est accordée en treize (13) versements mensuels. La treizième mensualité supplémentaire (« tredicesima ») est versée chaque année avec le salaire de décembre.

Certaines NCAs prévoient une 14e mensualité, normalement versée en juin.

Les NCAs généralement fixent la date de paiement et la base de calcul des éléments contractuels (par exemple, le délai de préavis, l’indemnisation en cas de maladie).

Les employeurs accordent fréquemment des avantages sociaux à certains employés (par exemple, une voiture de fonction et un téléphone portable pour les cadres supérieurs et moyens et les vendeurs, des chèques-repas et des formations internes ou externes). Les employeurs sont tenus de financer des indemnités de licenciement pour tous les employés (« Trattamento di Fine Rapporto – TFR »), s’élevant à 1/13,5 de la rémunération globale annuelle, payable en cas de cessation d’emploi pour quelque raison que ce soit.

Les cadres ne sont pas soumis aux règles régissant les heures de travail. Certaines ANC prévoient une durée hebdomadaire de travail inférieure à 40 heures. Les employés doivent bénéficier d’au moins un jour de repos hebdomadaire (normalement le dimanche).

Des activités commerciales exceptionnelles et temporaires peuvent nécessiter que les employés travaillent les jours de repos hebdomadaire ou les jours fériés légaux.

Les heures supplémentaires sont considérées comme les heures travaillées au-delà des 40 heures par semaine et ne peuvent dépasser 8 heures sur une base hebdomadaire et 250 heures sur une base annuelle. Les NCAs fixent des taux supplémentaires spécifiques à appliquer aux heures supplémentaires, et peuvent également remplacer le sursalaire par des jours de repos supplémentaires.

Jours fériés et vacances	Un jour saint local (variable selon la tradition locale de chaque ville) est également considéré comme un jour férié pour le territoire concerné. Les jours fériés qui tombent le week-end n’autorisent pas à s’absenter du travail le jour de semaine le plus proche, mais les employés ont droit à leur salaire normal. Les vacances annuelles légales sont de 4 semaines. L’employeur décide normalement quand les travailleurs peuvent prendre des vacances en fonction des intérêts de l’entreprise et de la production et en tenant compte (si possible) des besoins des employés. Les NCAs prévoient normalement, en plus du minimum légal, une période supplémentaire de vacances payées qu’elles augmentent avec l’ancienneté de service.   La loi stipule qu’au moins deux semaines doivent être prises au cours de la même année. Jusqu’à deux semaines de vacances non utilisées peuvent être reportées, mais elles doivent être prises dans les 18 mois suivant l’année d’accumulation.   Les employés ont droit à une rémunération en remplacement des vacances non utilisées lors de la cessation d’emploi.
Congés de maladie	Les employés ont droit à 3 jours de congés de maladie payés à la charge de l’employeur. Les prestations de remplacement du salaire sont fournies par l’institut de sécurité sociale du 4e jour de maladie au 180e jour. Certaines NCAs obligent les employeurs à compléter les prestations de la sécurité sociale jusqu’à 100 % du salaire. Pendant la maladie, le contrat est suspendu et l’ancienneté des employés est protégée.   Les employés ne peuvent pas être licenciés avant la fin d’une période minimale prescrite par la convention collective applicable. Après cette période, l’employeur peut mettre fin au contrat.
Congé de maternité	Les femmes enceintes ont droit à un congé de maternité de 5 mois, du deuxième mois avant la date d’accouchement au troisième mois après la naissance, les 3 derniers mois pouvant être portés à 7 mois dans des cas spécifiques. Tout travail qui pourrait être considéré comme nuisible est interdit pendant la grossesse.   Pendant le congé de maternité, l’emploi est suspendu et l’ancienneté est protégée.
Accords de non-concurrence	Selon l’article 2125 du code civil, les accords écrits de non-concurrence sont autorisés à condition que : une compensation adéquate soit accordée à l’employé ; la durée de l’accord ne dépasse pas 3 ans pour les employés normaux et 5 ans pour les cadres ; et qu’il soit circonscrit d’un point de vue commercial et territorial.   La loi italienne ne fournit pas de critères spécifiques en ce qui concerne l’identification de la compensation adéquate et l’étendue de l’activité ou du territoire.   Par conséquent, en cas de litige, ces critères sont déterminés par le tribunal au cas par cas.
Licenciement temporaire	En cas de crise temporaire, l’employeur peut utiliser le « fonds de licenciement » (« Cassa Integrazione Guadagni », CIG) qui est une suspension collective du travail des cols bleus et/ou blancs, permettant à ces derniers de continuer à recevoir jusqu’à 80% du salaire normal imputé sur un fonds spécial détenu par l’institut de sécurité sociale.

L’emploi de travailleurs étrangers

En vertu du principe de la libre circulation des personnes, des biens, des services et des capitaux, les ressortissants de l’UE (Union européenne) et de l’EEE (Espace économique européen) peuvent être employés en Italie sans aucune autorisation des autorités italiennes.

Si un ressortissant de l’UE décide de travailler en Italie pour une période supérieure à trois mois, il doit demander une « carte de séjour » (« Carta di Soggiorno »), qui est normalement délivrée par le bureau local de la police d’État (« Questura ») sur simple demande. Ce permis est renouvelable.

Les citoyens suisses ont le même droit d’entrée, de séjour et d’accès au travail que les ressortissants des pays de l’UE.

Ressortissants hors UE/EEE / Le système de « quotas

L’admission des travailleurs étrangers non communautaires est soumise à un mécanisme de sélectivité quantitative basé sur des quotas de nouvelles entrées sur une base annuelle.

Ils sont destinés à réguler l’admission des ressortissants de pays tiers et leur accès au marché du travail italien, en combinant une sélectivité purement quantitative avec certains éléments de sélectivité qualitative.

La détermination des quotas annuels de nouveaux arrivants est établie par le gouvernement, qui fixe le quota par le biais d’un décret du Premier ministre (connu sous le nom de « Decreto Flussi »). Le décret sur les quotas est publié au Journal officiel et commence quelques jours après la phase de mise en œuvre.

L’ensemble du processus de mise en œuvre du système de quotas se compose essentiellement de trois grandes étapes :

• Demandes d’autorisation présentées par les employeurs au guichet unique de l’immigration (ISD) ;
• Demande de visa par les migrants potentiels dans leur pays d’origine ;
• Demande et délivrance du permis de séjour à des fins professionnelles.

Demande d’autorisation (Nulla Osta)	Les employeurs doivent demander à la DSI l’autorisation d’embaucher un travailleur étranger résidant à l’étranger. Dans le dossier de demande, l’employeur demandeur doit soumettre un « contrat de séjour » (« Contratto di soggiorno ») dans lequel il s’engage à garantir un logement adéquat au travailleur demandé et à financer les frais de voyage pour son rapatriement en cas d’expulsion avant l’expiration du contrat. En outre, le contrat doit inclure les détails du contrat de travail qui doivent être conformes aux conventions collectives existantes pour le secteur/la profession spécifique dans laquelle le travailleur requis sera employé.   Une fois que toutes les vérifications ont été effectuées par l’autorité du travail (« Direzione Territoriale del Lavoro ») et le bureau local de la police d’État (« Questura »), l’autorisation (« nulla osta ») peut être délivrée à l’employeur demandeur.   L’ensemble de la procédure devrait prendre 40 jours à compter de la demande.
Délivrance du VISA	Une fois que le nulla osta a été remis à l’employeur, celui-ci l’envoie au travailleur étranger à recruter qui doit se présenter à la représentation diplomatique italienne dans son pays d’origine et demander un visa pour le travail.
Délivrance du permis de séjour (Permesso di Soggiorno)	Dans les huit jours suivant son arrivée, le travailleur étranger doit signer le contrat de séjour présenté par l’employeur à la ISD et demander simultanément le permis de séjour (« Permesso di soggiorno ») à des fins de travail. Le permis de séjour est délivré par la Questura et a la même durée que le contrat de travail, avec un maximum de deux ans, et il est renouvelable.
Exemptions – Admissions hors quotas	L’admission de certaines catégories de travailleurs est explicitement exemptée des limites quantitatives fixées par le système des quotas. En particulier, des profils professionnels spécifiques peuvent être admis sans aucune limite quantitative pour réguler leur flux (par exemple : les directeurs ou le personnel hautement qualifié des entreprises multinationales/étrangères, les enseignants et les professeurs d’université, les traducteurs et les interprètes, les infirmiers professionnels, etc. Malgré l’absence de limitations quantitatives explicites, l’admission des travailleurs de ces catégories reste soumise à l’autorisation (« nulla osta ») accordée par la ISD territoriale, même si la procédure d’admission a été simplifiée pour certaines catégories.   Les permis de séjour ont une durée maximale de deux ans, en cas de contrat à durée déterminée, ou une durée illimitée en cas de contrat à durée indéterminée.

Types de contrats

Contrat à temps partiel	Les contrats de travail à temps partiel doivent être établis par écrit et préciser les heures de travail (par exemple, par jour, semaine, mois et année). Les salaires et autres droits des employés à temps partiel sont normalement calculés au prorata de ceux applicables aux employés à temps plein occupant le même poste. Des clauses annexes au contrat à temps partiel peuvent être ajoutées, ce qui permet à l’employeur une plus grande flexibilité : –        les « clauses élastiques » (clausole elastiche) qui permettent à l’employeur d’augmenter le temps de travail ; –        des « clauses flexibles » (clausole flessibili) qui permettent à l’employeur de varier les heures de travail au cours de la journée.
Contrat à durée déterminée	Les entreprises peuvent embaucher des salariés en contrat à durée déterminée pour des arrangements limités dans le temps. Les contrats à durée déterminée peuvent durer jusqu’à 36 mois, y compris toute prolongation. Les limites quantitatives sont normalement fixées par les NCAs ; alternativement, la loi stipule que le nombre total de contrats à durée déterminée ne peut pas dépasser le seuil de 20% de la main-d’œuvre embauchée sur une base permanente. Les contrats à durée déterminée ne peuvent être utilisés pour remplacer des travailleurs en grève ou pour remplacer des employés temporairement licenciés ou impliqués dans des licenciements collectifs au cours des derniers mois.
Emplois « sur appel » (Lavoro a chiamata o intermittente)	Le contrat de travail « sur appel » prévoit que le salarié déclare sa disponibilité à travailler pendant une certaine période, au cours de laquelle il peut être appelé, même pour quelques jours, moyennant un préavis de courte durée. Le contrat individuel peut prévoir que le salarié est tenu de travailler s’il est appelé par l’employeur. Dans ce cas, en plus de la rémunération normale versée pour l’activité de travail actuellement exercée, le salarié a droit à un supplément de 20% du salaire fixé par les NCAs. Ce contrat doit être rédigé par écrit.
Apprentissage (Apprendistato)	L’apprentissage est un contrat à durée indéterminée ayant un contenu de formation professionnelle. L’employeur peut embaucher des apprentis dans la limite de certains seuils quantitatifs en fonction du nombre de salariés embauchés et est tenu de veiller à ce que l’apprenti acquière des compétences et une qualification professionnelles.
Contrats de travail temporaire (Contratto di somministrazione di lavoro)	Les contrats temporaires, à durée déterminée ou indéterminée, ne peuvent être conclus qu’avec des agences de placement qualifiées. Les travailleurs doivent bénéficier des mêmes conditions juridiques et économiques que les employés de l’entreprise utilisatrice. Les employeurs ne peuvent pas utiliser les contrats de mise à disposition de personnel pour remplacer des travailleurs en grève ou pour remplacer des employés temporairement licenciés ou impliqués dans des licenciements collectifs au cours des derniers mois.

Transferts intra-entreprise

Dans le cadre d’un transfert intra-entreprise, un employé étranger est transféré par son employeur pour travailler dans la filiale de l’entreprise en Italie. Ce type de transfert est principalement utilisé par les entreprises internationales lorsqu’elles font venir des travailleurs plus spécialisés de l’étranger.

La procédure de transfert d’un employé au sein de l’entreprise est complexe. Une grande partie de la responsabilité de la demande incombe à l’employeur. Le permis de travail pour le transfert intra-entreprise de l’employé est appelé Nulla Osta al Lavoro en Italie. Toutefois, pour en faire la demande, une demande secondaire (Sportello Unico d’Immigrazione) doit être autorisée et soumise par l’employeur au bureau local du travail italien.

Une fois que le permis de travail a été approuvé et complété avec succès, il est valable pour deux ans. L’employé doit ensuite demander un autre permis, sanctionnant sa résidence en Italie pour cette période.

Il est conseillé d’obtenir les conseils et le soutien d’un spécialiste pour les demandes de visas et de permis italiens. Nous avons l’expérience des procédures à suivre et nous vous guiderons de manière experte tout au long du processus et organiserons les formalités administratives pour vous afin que votre demande soit traitée efficacement.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur les services de transferts intra-entreprises.

Paie

Une paie est nécessaire si votre entreprise emploie du personnel. L’employeur est tenu de tenir une feuille de paie pour gérer le salaire, les déductions fiscales et les paiements de sécurité sociale de chaque employé. Les contributions supplémentaires de l’employeur aux régimes de retraite des employés et à la sécurité sociale sont légalement obligatoires.

La quantité d’administration nécessaire pour organiser la paie de votre entreprise est relativement complexe. Nos services de paie gèrent tout cela en votre nom et sont conçus pour répondre exclusivement aux besoins de votre entreprise. Notre gamme complète de services de paie est détaillée ci-dessous :

• Inscription à la sécurité sociale et mises à jour si nécessaire
• Remplissage des formulaires de sécurité sociale
• Calcul des paiements des employés et de la sécurité sociale
• Traitement des paiements électroniques de la sécurité sociale
• Estimation du coût de l’employé
• Déclaration mensuelle des salaires des employés
• Gestion de l’impôt à la source

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur nos services de paie.

Système de sécurité sociale

Le système de sécurité sociale fournit des pensions de retraite, de survie et d’invalidité, ainsi que des soins de santé, des allocations de chômage et des allocations familiales.

Le montant des prestations est généralement basé sur les cotisations de sécurité sociale accumulées et sur la durée de service.

Tous les employés et salariés, y compris les cadres, les travailleurs à projet et les travailleurs indépendants, sont tenus de participer au régime de sécurité sociale italien.

Les cotisations de sécurité sociale sont versées à l’administration italienne de la sécurité sociale (appelée « INPS »). Les employés peuvent s’affilier à certains fonds de pension (fournis par les NCAs) pour augmenter les prestations de sécurité sociale.

L’institut national d’assurance contre les accidents du travail (appelé « INAIL ») couvre presque tous les employés pour les accidents du travail et les maladies professionnelles.