Créer un bureau de représentation en Italie

 

Comment créer un bureau de représentation d’une société étrangère en Italie ?

 

Le droit italien ne donne pas de définition officielle de “bureau de représentation ”. Il est donc normal de se référer au Modèle de Convention de l’OCDE pour éviter les doubles impositions et prévenir l’évasion fiscale (affectant l’article 162 du décret présidentiel n° 917/1986 dit Loi consolidée sur les revenus fiscaux) selon lequel un bureau de représentation est un établissement fixe d’une société étrangère en Italie se consacrant exclusivement aux activités de marketing et de promotion, ou de recherche scientifique ou d’étude de marché ou à d’ autres activités de collecte d’informations. En d’autres termes, un “simple” bureau de représentation ne joue qu’un rôle auxiliaire ou préparatoire pour la société étrangère luis permettant d’entrer dans le marché italien et ne peut mener des activités liées à la production ni des activités commerciales.

Contrairement à la création d’une société italienne (filiale) ou d’une succursale italienne, un bureau de représentation se caractérise par deux facteurs :

  • Une présence locale pour promouvoir l’entreprise et ses produits/services et effectuer d’autres opérations non commerciales.
  • L’unité locale n’a pas besoin de représentation permanente (elle ne représente pas la société étrangère vis-à-vis des tiers).

 

Un bureau de représentation doit être enregistré auprès du Répertoire Économique et Administratif (REA, Repertorio Economico Amministrativo) du Registre du commerce et des sociétés italien.

 

Quelles sont les conditions pour créer un bureau de représentation en Italie ?

La décision de créer un bureau de représentation doit être adoptée par accord spécifique de l’organe de la société compétent pour ce faire en vertu de la loi du lieu de constitution de la société.

  • L’entreprise doit désigner un représentant du bureau de représentation dont le nom apparaîtra au Registre du commerce et des sociétés italien (qui n’a pas besoin d’être résident italien et peut être l’administrateur de la société étrangère et).
  • La société doit avoir une adresse en Italie (si vous ne disposez pas de bureau en Italie, nous pouvons vous fournir une adresse virtuelle).
  • L’entreprise et le représentant du bureau de représentation doivent obtenir un numéro d’identification fiscale (codice fiscale) auprès du Trésor Public italien.

 

Quels sont les documents nécessaires pour créer un bureau de représentation ?

Pour créer une succursale en Italie, vous devez nous fournir les documents suivants :
  • Une description détaillée de l’activité que l’entreprise réalise sur son territoire d’origine sur papier à en-tête de la société.
  • Un certificat de constitution (ou un document similaire) de la société qui a l’intention de créer un bureau de représentation en Italie, comprenant les statuts de la société et le(s) nom(s) de son (ses) associé(s) et administrateur(s).
  • Une décision spécifique du Conseil d’administration (ou de l’administrateur unique) qui doit (a) autoriser la création d’un bureau de représentation en Italie et indiquer l’adresse du Bureau de représentation et (b) désigner un représentant.
  • Une copie du passeport du représentant du bureau de représentation italien.

Tous les documents ci-dessus doivent être notariés et apostillés (ou notariés et légalisés auprès de votre ambassade italienne locale ou votre consulat italien local si votre pays n’est pas membre de la Convention Apostille – une liste des membres est disponible ici https://en.wikipedia.org/wiki/Apostille_Convention). Tous les documents ci-dessus (y compris les statuts de la société) doivent être traduits en italien et la traduction doit être certifiée par nous (ou par un traducteur agréé).

 

Un bureau de représentation est-il soumis à l’impôt sur les sociétés en Italie ?

En tant que tel, au niveau fiscal, un “simple” bureau de représentation ne constitue pas un “établissement stable” de la société étrangère et n’est donc pas imposable en Italie. En conséquence, les bureaux de représentation ne sont pas tenus de conserver les livres, de publier les comptes sociaux, de déposer les déclarations de revenus ou de TVA. Toutefois, ils doivent tenir une comptabilité ordinaire afin de documenter les frais (p. ex., frais de personnel, matériel de bureau, etc.) devant être pris en charge par l’entreprise mère à l’étranger.

 

Quelle est la différence entre un bureau de représentation simple et un bureau de représentation n’effectuant pas seulement des fonctions de représentation?

Tout d’abord, bien qu’un tel bureau ne puisse exercer des activités liées à la production ou des activités commerciales, il peut, contrairement à un simple bureau de représentation, fournir à des tiers des services non-commerciaux ou préparatoires aux activités de l’entreprise (c’est-à-dire exposition, achat et stockage de marchandises, collecte d’informations, publicité, recherche et autres activités auxiliaires ou préparatoires). Bien entendu, la conduite des relations entre ce type de bureau de représentation et les tierces parties doit être convenue par la tierce partie avec la société étrangère créant le bureau de représentation.

Par conséquent, il est habituel de considérer qu’un bureau de représentation différant d’un simple bureau de représentation, est un établissement stable et se trouve donc imposable à ce titre. Ainsi, en plus d’être enregistré auprès du REA compétente et de détenir un Code Fiscal, le bureau de représentation doit également obtenir un numéro de TVA auprès de l’autorité administrative fiscale compétente. Le dépôt de la demande doit être effectué par le représentant légal de la société étrangère disposant d’un Code Fiscal italien (ou par un mandataire disposant d’une procuration spéciale et d’un Code Fiscal italien) par notification unique. Dès réception de la demande par le REA, l’autorité administrative fiscale compétente attribuera au bureau de représentation autre qu’un “simple bureau de représentation un Code Fiscal ad hoc. Contrairement à un “simple bureau de représentation, il doit aussi tenir des livres séparés, déposer les déclarations de TVA et de revenus chaque année et déposer le rapport annuel de la société étrangère auprès de la Chambre de Commerce compétente.

 

Veuillez-nous contactez pour plus d’informations sur la création d’un bureau de représentation en Italie.


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