Apertura de una oficina de representación en Italia

 

¿Cómo abrir una oficina de representación de una sociedad extranjera en Italia?

 

La legislación italiana no prevé una definición oficial de “oficina de representación”. Por lo tanto, es práctica habitual hacer referencia al Convenio Modelo de la OCDE para evitar una situación de doble imposición y prevenir la evasión fiscal (que afecta al artículo 162 de la denominada Ley Consolidada italiana de Impuesto sobre la Renta, aprobada por el Decreto del Presidente nº 917/1986) según el cual una oficina de representación es un lugar fijo de negocio de una sociedad extranjera en Italia que se dedica única y exclusivamente a actividades de marketing y promoción, o a la investigación científica o de mercado, o a otras actividades de recopilación de información. En otras palabras, una “mera” oficina de representación solo desempeña un papel auxiliar o preparatorio para que la sociedad extranjera entre en el mercado italiano y no puede llevar a cabo actividades relacionadas con la producción o actividades comerciales.

Contrariamente a la constitución de una sociedad italiana (filial) o de una sucursal italiana, una oficina de representación se caracteriza por dos elementos:

  • Una presencia local para promover la empresa y sus productos/servicios y realizar otras operaciones no comerciales.
  • La unidad local no requiere una representación permanente (no representa a la empresa extranjera frente a terceros).

 

Una oficina de representación debe estar registrada ante el Registro Económico y Administrativo (REA, Repertorio Economico Amministrativo) del Registro Mercantil italiano.

 

¿Qué requisitos deben cumplirse para establecer una oficina de representación en Italia?

La apertura de una oficina de representación deberá ser autorizada por una decisión especial del órgano de decisión de la empresa que sea competente de acuerdo con la legislación del lugar de constitución.

  • La empresa deberá nombrar a un representante de la oficina de representación cuyo nombre será registrado ante el Registro Mercantil italiano (puede ser el mismo consejero de la sociedad extranjera y no necesita ser un residente italiano).
  • La empresa deberá disponer de una dirección en Italia (en caso de no disponer de una oficina en Italia, podemos proporcionar una dirección virtual).
  • La empresa y el representante de la oficina de representación deberán obtener un número de identificación fiscal (codice fiscale) ante la Agencia Tributaria italiana.

 

¿Qué documentos se requieren para establecer una oficina de representación en Italia?

Para abrir una sucursal en Italia, deberá aportarnos los siguientes documentos:
  • Una descripción detallada de la actividad de la empresa en su jurisdicción local en un papel con el membrete de la empresa.
  • Un certificado de constitución (o documento similar) de la empresa que pretende establecer una oficina de representación en Italia, que incluya los estatutos de la sociedad y el/los nombre(s) de su(s) accionista(s) y consejero(s).
  • Una decisión especial del Consejo de Administración (o Consejero Delegado) que (a) autorice el establecimiento de una oficina de representación en Italia e indique la dirección de la oficina de representación y (b) nombre a un representante.
  • Una copia del pasaporte del representante de la oficina de representación en Italia.

Todos los documentos anteriores deberán ser protocolizados y apostillados (o protocolizados y legalizados ante el consulado o embajada italiana local si su país no es miembro en el Convenio de la Haya – el listado de países firmantes puede encontrarse aquí https://en.wikipedia.org/wiki/Apostille_Convention). Todos los documentos anteriores (incluidos los estatutos de la empresa) deberán traducirse al italiano y la traducción deberá ser jurada por nosotros (o por un traductor jurado).

 

¿Está una oficina de representación sujeta al impuesto sobre sociedades en Italia?

A efectos fiscales, una “mera” oficina de representación, como tal, no se considera un “establecimiento permanente” de la empresa extranjera y por lo tanto no está sujeta a ninguna tributación en Italia. Por consiguiente, las oficinas de representación no están obligadas a llevar contabilidad, publicar estados financieros o solicitar devoluciones del impuesto sobre la renta o de IVA. Existe, sin embargo, la obligación de llevanza de cuentas para justificar los gastos (p. ej. gastos de personal, equipos de oficina, etc.) que deberán ser cubiertos por la sede central de la empresa extranjera.

 

¿Cuál es la diferencia entre una “mera oficina de representación” y una “oficina de representación que no realiza solo funciones de representación”?

En primer lugar, aunque dicha oficina no pueda participar en actividades de producción o comerciales, sí puede, a diferencia de una mera oficina de representación, facilitar a terceros servicios de naturaleza no comercial o preparatorios para el negocio de la empresa (es decir, exhibición, compra y almacenamiento de mercancías, recopilación de datos, publicidad, investigación y otras actividades auxiliares o preparatorias). Por supuesto, el régimen que regule la relación entre este tipo de oficina de representación y los terceros deberá ser acordado entre el tercero y la empresa extranjera que establece la oficina.

Por lo tanto, es práctica interpretativa habitual considerar dicha oficina no meramente de representación como un establecimiento permanente, y por tanto sujeta a tributación. Como tal, además de estar inscrita en el REA competente y poseer un Código de Identificación Fiscal, la oficina también deberá obtener un número de IVA de la oficina competente de la Agencia Tributaria. La solicitud deberá ser efectuada por el representante legal de la empresa extranjera que haya obtenido un Número de Identificación Fiscal italiano (o por un apoderado mediante poder especial que tenga un Número de Identificación Fiscal Italiano) a través de una Notificación Única. Una vez recibida la solicitud por el REA, la Agencia Tributaria facilitará a la oficina “no meramente” de representación un Código Fiscal ad-hoc. A diferencia de una “mera” oficina de representación, deberá también llevar una contabilidad separada, presentar solicitudes anuales de devolución del IVA y del impuesto sobre la renta y presentar el informe anual de la empresa extranjera ante la Cámara de Comercio correspondiente.

 

Contacte con nosotros para más información sobre la apertura de una oficina de representación en Italia.


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