22 August, 2024
MANAGEMENT UND GESETZLICHE PRÜFUNG EINES ITALIENISCHEN UNTERNEHMENS.
In Italien werden Unternehmen entweder von einem Vorstand (consiglio di amministrazione) oder einem Einzeldirektor (amministratore unico) geleitet. Der Vorstand oder der Einzeldirektor kann bestimmte Managementbefugnisse an Nichtdirektoren delegieren, um die tägliche Geschäftsführung des Unternehmens zu erleichtern. In diesem Dokument wird erläutert, wie Unternehmen gemäß dem italienischen Zivilgesetzbuch verwaltet und geleitet werden. Dabei werden folgende Aspekte behandelt: das normale Modell gemäß Artikel 2380; das duale Modell (sistema dualistico) gemäß Artikel 2409 octies; und das singuläre Modell (sistema monistico).
A ALLGEMEINE FRAGEN ZUM MANAGEMENT UND ZUR GESETZLICHEN PRÜFUNG
Allgemein
Unternehmen verfügen über ein Leitungsorgan und ein Aufsichtsorgan.
Unternehmen werden entweder von einem Verwaltungsrat (consiglio di amministrazione) oder einem Einzeldirektor (amministratore unico) geleitet. Der Verwaltungsrat oder der Einzeldirektor kann bestimmte Geschäftsführungsbefugnisse an Nicht-Direktoren (z. B. an einen Geschäftsführer) delegieren, um die tägliche Geschäftsführung des Unternehmens zu erleichtern.
Die Struktur und die Aufgaben des „Aufsichtsorgans“ in der SpA hängen von der Art des Unternehmens selbst ab. Alle SpAs müssen über ein internes Gremium von gesetzlichen Prüfern („Collegio Sindicale“) verfügen, das ernannt wird, um die Interessen der Mitglieder und Gläubiger des Unternehmens zu schützen, indem es sicherstellt, dass das Management im Einklang mit dem Gesetz, den Rechnungslegungsgrundsätzen und der Satzung handelt.
Neben dem Gremium der gesetzlichen Abschlussprüfer müssen SpAs unter bestimmten Bedingungen auch ein Prüfungsorgan (`revisore legale dei conti oder società di revisione legale‚) ernennen, also einen externen Abschlussprüfer. Abschlussprüfer kontrollieren die Konten des Unternehmens, müssen aber möglicherweise auch eine Stellungnahme zu bestimmten geplanten Transaktionen abgeben. Darüber hinaus kontrolliert die Aktionärsversammlung in gewissem Maße die Geschäftsführung des Unternehmens. Unter bestimmten Bedingungen und insbesondere im Falle wesentlicher Verstöße gegen die geltenden Statuten kann ein Gericht einen vorläufigen Verwalter ernennen, der das Unternehmen so leitet, dass sein Vermögen und die Rechte der Mitglieder und Gläubiger geschützt sind.
Seit dem 1. Januar 2004 können SpAs und SapAs zwischen drei Modellen für ihre Managementstruktur wählen. Im Folgenden werden die drei Modelle erläutert.
1 Das gewöhnliche Modell – Artikel 2380 ff
Das reguläre Modell, das mangels abweichender Regelung in der Satzung Anwendung findet, sieht ein Leitungsorgan (das aus einem Einzeldirektor oder einem Vorstand bestehen kann), ein Aufsichtsorgan und unter bestimmten Voraussetzungen ein gesondertes Revisionsorgan vor.
Als Aufsichtsorgan fungiert das Gremium der Abschlussprüfer. Abschlussprüfer werden von der Hauptversammlung ernannt und können auch die Funktion der Rechnungsprüfung wahrnehmen, wenn das Unternehmen nicht auf den Risikokapitalmarkt zurückgreift oder keinen Konzernabschluss vorlegt. Abschlussprüfer müssen die in den geltenden Gesetzen festgelegten Anforderungen erfüllen und können die Prüfungstätigkeiten ebenfalls durchführen, wenn sie die in den geltenden Statuten festgelegten Anforderungen an das Prüfungsorgan erfüllen. Wenn die Abschlussprüfer die Anforderungen nicht erfüllen, muss die Prüfungstätigkeit von einem separaten Prüfungsorgan durchgeführt werden.
2 Das duale Modell (sistema dualistico) – Artikel 2409 octies
Das duale Modell ähnelt dem System des deutschen Rechts und ist in Italien als „deutsches Modell“ bekannt. Beim dualen Modell ernennt die Aktionärsversammlung einen „Consiglio di Sorveglianza“ (Aufsichtsrat), der dafür verantwortlich ist, dass das Unternehmen gemäß Gesetz, Satzung und den Standards einer ordnungsgemäßen Unternehmensführung geführt wird. Der Aufsichtsrat ergreift im Falle einer unsachgemäßen Unternehmensführung die erforderlichen Maßnahmen und genehmigt den Jahresabschluss oder Konzernabschluss des Unternehmens. Der Aufsichtsrat ernennt außerdem den „Consiglio di gestione“ (Vorstand) und überwacht die Tätigkeit dieses Gremiums. Der Vorstand ist für die tägliche Geschäftsführung des Unternehmens verantwortlich. Darüber hinaus müssen die Aktionäre ein externes Aufsichtsorgan für die Rechnungslegung ernennen („organo di controllo contabile“).
3 Das singuläre Modell (sistema monistico)
Das einzigartige Modellsystem wurde mit dem im Vereinigten Königreich bestehenden System verglichen. Die Aktionärsversammlung ernennt einen Vorstand, der wiederum einen Ausschuss zur Überwachung der Unternehmensführung (`comitato per il controllo della gestione‚) ernennt, von dem mindestens ein Mitglied ein Wirtschaftsprüfer sein muss, der in einem Register des Justizministeriums eingetragen ist. Dieser Ausschuss zur Überwachung der Unternehmensführung hat die Aufgabe, sicherzustellen, dass das Unternehmen gemäß dem Gesetz, den Gründungsdokumenten des Unternehmens und den Standards einer ordnungsgemäßen Unternehmensführung geführt wird. Außerdem muss ein Aufsichtsorgan für die Rechnungslegung ernannt werden.
Srls haben ein Leitungsorgan, das aus einem oder mehreren Mitgliedern bestehen kann. Ein Kontrollorgan oder ein Wirtschaftsprüfer kann freiwillig ernannt werden. Sofern in der Satzung nichts anderes bestimmt ist, besteht das Kontrollorgan der Srl aus einem einzigen aktiven Mitglied. Dennoch muss eine Srl ein Kontrollorgan oder einen Wirtschaftsprüfer ernennen, wenn bestimmte Schwellenwerte (z. B. Höhe des Gesellschaftskapitals und Umsatzes) erreicht werden (siehe Absatz [341]). Die Anteilseigner haben eine gewisse Aufsichtspflicht gegenüber der Gesellschaft. Wenn kein Kontrollorgan vorhanden ist, sind die Anteilseigner berechtigt, bestimmte Informationen über die finanziellen Angelegenheiten der Gesellschaft einzuholen.
In diesem Dokument werden die Anzahl und Qualifikation der Direktoren gemäß italienischem Gesellschaftsrecht erörtert.
B ANZAHL UND QUALIFIKATION DER DIREKTOREN
Im herkömmlichen Modell ist keine bestimmte Anzahl von Direktoren gesetzlich festgelegt, und die Satzung legt die Mindest- und Höchstzahl der Direktoren fest, die ernannt werden können. Die Hauptversammlung ernennt die Direktoren.
Sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen können als Direktoren fungieren. Mit Ausnahme spezieller Unternehmenstypen (Treuhandgesellschaften und Unternehmen, die Schiffe und Flugzeuge besitzen) ist die italienische Staatsbürgerschaft nicht erforderlich. Ausländische Direktoren müssen eine italienische Steuernummer besitzen. Die Satzung kann zusätzliche Bedingungen für die Ernennung von Direktoren vorsehen.
Arbeitnehmer können als Geschäftsführer tätig werden.
In Italien können bestimmte Personengruppen gesetzlich von der Tätigkeit als Direktoren ausgeschlossen sein und werden daher vom Gesetz als nicht geeignet angesehen, das Unternehmen zu leiten und zu verwalten. In diesem Dokument wird die Ernennung und Entlassung von Direktoren in Italien, einschließlich deren Ausscheiden, erörtert.
C Ernennung und Entlassung von Direktoren
1 Allgemeines
Bestimmte Personen können gesetzlich von der Tätigkeit als Direktoren ausgeschlossen sein und werden daher vom Gesetz als nicht wählbar angesehen. Dazu gehören Bankrotteure, deren Disqualifikation so lange dauert, bis ihr Name aus dem öffentlichen Register gelöscht wird, und Personen, die aufgrund eines Gerichtsbeschlusses disqualifiziert werden, beispielsweise nach einer Verurteilung wegen einer Straftat. Die Ernennung solcher Personen ist ungültig.
Darüber hinaus gibt es eine Kategorie von Personen, deren Beschäftigung oder Qualifikation als mit der Position eines Unternehmensleiters unvereinbar gelten. Dazu gehören unter anderem:
a) Beamte;
b) Notare und Rechtsanwälte (die weitere Verwaltungsaufgaben übernehmen können, die jedoch keine Leitungsbefugnis mit sich bringen);
c) Abgeordnete;
(d) der Präsident und die Mitglieder der CONSOB (der Regulierungsbehörde der Börse).
Nach Artikel 2387 des Zivilgesetzbuches kann die Satzung die Ernennung eines Direktors davon abhängig machen, dass der Kandidat die Anforderungen „Vertrauenswürdigkeit, Professionalität und Unabhängigkeit“ erfüllt.
Darüber hinaus muss bei Gesellschaften, die im Einzelmodell gegründet wurden, mindestens ein Drittel der Direktoren die für Mitglieder des Gremiums der Abschlussprüfer erforderlichen Unabhängigkeitskriterien erfüllen (siehe unten).
Grundsätzlich haben Geschäftsführer Anspruch auf eine Vergütung für ihre Tätigkeit. Die konkrete Vergütung wird entweder in der Satzung oder von der Gesellschafterversammlung festgelegt.
2 Termin
Die ersten Direktoren des Unternehmens werden in der Gesellschaftssatzung ernannt.
Bei Srls und SpAs mit gewöhnlichem und dualem Modell ist die ordentliche Aktionärsversammlung normalerweise das Gremium, das während der Existenzdauer des Unternehmens für die Ernennung von Direktoren zuständig ist, und die Ernennung neuer Direktoren muss ausdrücklich in der Tagesordnung der Versammlung aufgeführt werden. Die Satzung des Unternehmens kann besondere Bestimmungen in Bezug auf die Ernennung neuer Direktoren enthalten; übliche Bestimmungen umfassen eine Bevorzugung von Direktoren, die Aktionäre sind. Darüber hinaus können Aktionärsvereinbarungen auch den Ernennungsmechanismus regeln. Der Direktor muss jedoch in jedem Fall von der Aktionärsversammlung ernannt werden.
Ein Vorstand kann einen Direktor ernennen, um einen oder mehrere Direktoren zu ersetzen, die zurückgetreten sind, verstorben sind oder ihr Amt verloren haben. Der Vorstand kann den fehlenden Direktor nur ersetzen, wenn die Mehrheit der von der Hauptversammlung ernannten Direktoren im Amt bleibt – ist dies nicht der Fall, muss so bald wie möglich eine Hauptversammlung einberufen werden, um einen neuen Vorstand zu ernennen. Die Ernennung des Ersatzdirektors muss vom Gremium der gesetzlichen Prüfer genehmigt werden. In Gesellschaften mit dualem Modell ernennt der Aufsichtsrat Ersatzdirektoren. Der Ersatzdirektor bleibt bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung im Amt.
Wenn der Staat oder eine öffentliche Körperschaft Anteile an einer SpA hält, kann die Satzung vorsehen, dass der Staat oder die öffentliche Körperschaft einen oder mehrere Direktoren ernennt.
Darüber hinaus kann der Staat oder eine öffentliche Körperschaft das Recht haben, bei in bestimmten Sektoren tätigen SpA einen Direktor zu ernennen, unabhängig von einer Beteiligung.
Ersatzdirektoren bleiben grundsätzlich so lange im Amt wie die bestehenden Direktoren, die Satzung oder die Gesellschafterversammlung kann jedoch eine andere Amtszeit vorsehen.
Um gültig ernannt zu werden, müssen während der Existenz des Unternehmens ernannte Direktoren ihre Ernennung annehmen und danach ihre Ernennung innerhalb von 30 Tagen ab dem Ernennungsdatum beim Unternehmensregister anmelden. Die den Direktoren erteilten Befugnisse müssen ebenfalls beim Unternehmensregister sowie bei den Steuerbehörden angemeldet werden. Wird die Ernennung nicht angemeldet oder erfolgt eine verspätete Anmeldung, werden gegen jeden Direktor Verwaltungsstrafen verhängt.
Für die Dauer der Ernennung von Geschäftsführern einer Srl gibt es keine gesetzliche Begrenzung. Daher erfolgt die Ernennung in der Regel auf unbestimmte Zeit, es sei denn, die Satzung der Gesellschaft sieht eine Begrenzung der Ernennungsdauer vor.
Die „accomandatari“ einer SapA, die automatisch Geschäftsführer der Gesellschaft sind, werden ebenfalls auf unbestimmte Zeit ernannt, ungeachtet anderslautender Bestimmungen in der Satzung.
Die Direktoren einer SpA mit einfacher oder singulärer Struktur können für höchstens drei Geschäftsjahre ernannt werden. Diese Regel gilt auch für Mitglieder des Verwaltungsausschusses von SpA mit dualem Modell. Sie können jedoch unbegrenzt oft wiederernannt werden. Sofern in der Satzung keine anders lautende Bestimmung vorgesehen ist, endet die Amtszeit der Direktoren am Tag der Hauptversammlung, die zur Genehmigung des Jahresabschlusses für das dritte Geschäftsjahr der Amtszeit der Direktoren einberufen wird.
3 Ausscheidende Direktoren
Unter den folgenden Umständen treten Direktoren aus ihrem Amt zurück:
(1) Ablauf der Amtszeit; bei einer SpA können die Geschäftsführer für höchstens drei Geschäftsjahre ernannt werden, während bei einer Srl ihre Ernennung auch auf unbestimmte Zeit möglich ist, wenn die Satzung dies vorsieht.
(2) Tod.
(3) Rücktritt. Dieser muss schriftlich erfolgen. Ein Unternehmen kann Schadensersatz verlangen, wenn ein Direktor ohne „gerechtfertigten Grund“ zurücktritt. Der Rücktritt wird sofort wirksam, wenn die Mehrheit des Vorstands im Amt bleibt.
(4) Abberufung durch die Gesellschafterversammlung. Bei einer SpA erfolgt die Abberufung automatisch, wenn die Gesellschafterversammlung beschließt, aufgrund der Verletzung der Pflichten eines Direktors rechtliche Schritte einzuleiten. Dies geschieht auf Grundlage der Abstimmung von Gesellschaftern, die mindestens ein Fünftel des Kapitals der Gesellschaft halten. Generell muss eine Abberufung durch einen „gerechtfertigten Grund“ gestützt werden, der Folgendes umfassen kann: Verletzung der Treuepflicht des Direktors, Vertrauensverlust in die Fähigkeiten des Direktors usw. Eine Abberufung ohne „gerechtfertigten Grund“ ist wirksam, der abberufene Direktor kann jedoch Schadensersatz von der Gesellschaft und unter bestimmten Umständen von ihren Mitgliedern verlangen. Ein „gerechtfertigter Grund“ ist nicht erforderlich, um einen Direktor einer Srl abzuberufen. Wenn der Direktor jedoch für sein Amt vergütet wird und nicht rechtzeitig benachrichtigt wird, kann er Schadensersatz verlangen.
(5) Disqualifikation, wenn eine Situation eintritt, die den Direktor von der Ausübung seines Amtes disqualifiziert.
(6) Anwendung einer „simul stabunt, simul cadent“-Klausel. Nach einer solchen Klausel erhalten die Anteilseigner/Anteilseigner eine größere Kontrolle über die Unternehmensleitung. Tatsächlich bedeutet eine „simul stabunt, simul cadent“-Klausel, dass, wenn einer der Direktoren aus dem Amt ausscheidet, alle anderen Direktoren ebenfalls aus dem Amt ausscheiden müssen und eine dringende Aktionärsversammlung von den Direktoren einberufen werden muss, um einen neuen Vorstand zu ernennen.
(7) Liquidation des Unternehmens und unter bestimmten Umständen Fusionen und Übernahmen.
Bei dualen Aktiengesellschaften können Vorstandsmitglieder jederzeit von den Aufsichtsratsmitgliedern abberufen werden, es sei denn, eine Abberufung ohne triftigen Grund führt zu einem Klagegrund.
Im Falle eines SapA kann der „accomandatario“ unter folgenden Umständen aus dem Amt entlassen werden:
(1) Tod. Einige Kommentatoren argumentieren, dass der Tod des „accomandatario“ lediglich seine oder ihre Position als Direktor beendet und sein oder ihr Anteil an der Firma auf seine oder ihre Erben übergeht, die dann „accomandanti“ werden. Andere meinen, dass der Tod zur sofortigen Liquidierung des Anteils des „accomandatario“ führt, der auf seinen oder ihren Nachlass übergeht.
(2) Abberufung. Diese muss durch eine außerordentliche Hauptversammlung erfolgen. Liegt kein „gerechtfertigter Grund“ vor, kann Schadensersatz verlangt werden. Nach der Abberufung wird der „accomandatario“ zum „accomandante“ und profitiert von einer Haftungsbeschränkung.
(3) Rücktritt. Entweder durch die Veräußerung seines oder ihres Anteils an der Gesellschaft oder durch Rücktritt von der Rolle des ‚accomandatario‘, um ein ‚accomandante‘ zu werden.
(4) Liquidation der Gesellschaft, Fusionen und Übernahmen.
(5) Alter. Nach der derzeitigen Praxis kann die Satzung vorsehen, dass ein „accomandatario“ automatisch aus seinem Amt entlassen wird, wenn er/sie ein in der Satzung festgelegtes Alter überschreitet. Die Durchsetzbarkeit dieser Klausel ist in der Fachliteratur umstritten.
Der Rücktritt eines Geschäftsführers ist dem Unternehmensregister innerhalb von 30 Tagen anzuzeigen.
Gemäß dem italienischen Zivilgesetzbuch müssen Geschäftsführer sorgfältig und auf informierter Basis handeln (und dabei bei Bedarf Expertenberichte und -beratungen heranziehen), um eine umsichtige Unternehmensführung zu gewährleisten. In diesem Dokument werden die positiven Pflichten der Geschäftsführer gemäß Art. 2381 des italienischen Zivilgesetzbuchs sowie ihre negativen Pflichten erörtert.
D Pflichten der Direktoren
1 Positive Pflichten – Artikel 2381
Die Geschäftsführer müssen sorgfältig und auf der Grundlage fundierter Informationen handeln (und dabei gegebenenfalls Gutachten und Ratschläge von Experten heranziehen), um eine umsichtige Führung des Unternehmens zu gewährleisten.
Der Aufsichtsrat hat eine „Wachsamkeitspflicht“, d. h. die Pflicht, die Geschäftsführung des Unternehmens zu überwachen, um sicherzustellen, dass die organisatorischen, administrativen und buchhalterischen Ressourcen des Unternehmens der Größe und Art des Geschäfts angemessen sind. Darüber hinaus hat er die Geschäftsführer und die Abschlussprüfer regelmäßig – mindestens alle 180 Tage – über die laufende Geschäftsführung und die prognostizierte Entwicklung des Geschäfts zu informieren.
Der Verwaltungsrat (bzw. der Verwaltungsrat bei Doppelgesellschaften) kann von seinen Delegierten Informationen und/oder Unterlagen anfordern. Er muss sicherstellen, dass die organisatorischen, administrativen und buchhalterischen Ressourcen des Unternehmens angemessen sind, die strategischen, industriellen und finanziellen Pläne des Unternehmens prüfen und die laufenden Aktivitäten des Unternehmens bewerten. Die Direktoren führen auch die für die Umsetzung des Unternehmenszwecks erforderlichen Maßnahmen durch.
Darüber hinaus müssen die Geschäftsführer sorgfältig und im Einklang mit dem Gesetz, der Satzung und den Geschäftsordnungen handeln. Der Sorgfaltsmaßstab ist in Artikel 2392 des Zivilgesetzbuchs definiert, wonach die Geschäftsführer die Sorgfalt walten lassen müssen, die „aufgrund der Art des Amtes und ihrer spezifischen Zuständigkeitsbereiche“ erforderlich ist. Darüber hinaus haften die Geschäftsführer gesamtschuldnerisch, wenn sie es versäumen, schädigende Handlungen zu verhindern, oder wenn sie es versäumen, Schäden zu mindern, wenn sie bereits eingetreten sind und ihnen bekannt sind.
Die Geschäftsführer haften gegenüber den Gläubigern der Gesellschaft auch bei Verletzung ihrer Pflichten zur Wahrung der Integrität des Gesellschaftsvermögens.
Darüber hinaus müssen die Direktoren börsennotierter Unternehmen der CONSOB ihre Transaktionen mit Aktien des Unternehmens oder damit verbundenen Finanzinstrumenten offenlegen.
2 Negative Pflichten
Den Direktoren sind bestimmte Handlungen untersagt. So dürfen sie beispielsweise keine eigenen Aktien der Gesellschaft im Namen der Gesellschaft zeichnen, sie dürfen keine finanzielle Unterstützung für den Erwerb von Aktien der Gesellschaft unter anderen als den gesetzlich vorgesehenen Umständen leisten oder Aktien zu einem Wert unter ihrem Nennwert ausgeben.
Darüber hinaus ist es einem Direktor generell verboten, in Interessenkonflikten oder im Wettbewerb mit dem Geschäft des Unternehmens zu handeln. Nach Artikel 2390 des Zivilgesetzbuchs dürfen Direktoren weder als Direktoren oder Geschäftsführer von Konkurrenten handeln noch für deren Rechnung ein konkurrierendes Geschäft betreiben. Darüber hinaus könnten Direktoren für Schäden haftbar gemacht werden, die dem Unternehmen durch die Nutzung von Daten, Informationen oder Geschäftsmöglichkeiten entstehen, die sie durch ihr Amt erhalten haben.
Die Satzung oder ein Beschluss der Hauptversammlung kann einem Direktor die Befugnis erteilen, Tätigkeiten auszuüben, die im Wettbewerb mit dem Unternehmen stehen. Das Fehlen einer solchen Genehmigung kann als „gerechtfertigter Grund“ für eine Entlassung gewertet werden, und das Unternehmen kann eine Schadensersatzklage gegen den Direktor einreichen. Darüber hinaus ist es den Direktoren von Aktiengesellschaften verboten, Transaktionen in Bezug auf die Finanzinstrumente des Unternehmens durchzuführen, bei denen sie vertrauliche Informationen nutzen, die sie aufgrund ihres Amtes erhalten haben; das Verbot gilt für alle Transaktionen, auch solche, die über einen Vermittler durchgeführt werden. Der Verstoß gegen dieses Verbot gilt als Straftat.
In Italien kann eine Aktiengesellschaft entweder von einem alleinigen Geschäftsführer (amministratore unico) oder einem Vorstand (consiglio di amministrazione) geleitet werden. In diesem Dokument werden die Art und Merkmale des alleinigen Geschäftsführers und des Vorstands gemäß dem italienischen Zivilgesetzbuch erläutert.
E Alleindirektor und Vorstand
Eine Aktiengesellschaft kann entweder von einem Einzeldirektor („amministratore unico“) oder einem Vorstand („consiglio di amministrazione“) geleitet werden.
1 Alleiniger Geschäftsführer
Der alleinige Geschäftsführer ist Geschäftsführer und gesetzlicher Vertreter der Gesellschaft. Die Geschäftsführungsbefugnis für bestimmte Geschäfte kann an einen oder mehrere Bevollmächtigte delegiert werden.
Öffentliche Unternehmen können nicht von einem einzigen Geschäftsführer geleitet werden.
2 Verwaltungsrat
ein Allgemeines
Gemäß Artikel 2380bis des Zivilgesetzbuches obliegt die Geschäftsführung der Gesellschaft ausschließlich den Geschäftsführern, die die für die Umsetzung des Gesellschaftszwecks erforderlichen Tätigkeiten durchführen. Vorsitzender des Verwaltungsrats ist der Vorsitzende, der entweder von der Hauptversammlung oder vom Verwaltungsrat ernannt wird. Die Satzung kann eine Klausel enthalten, die die Ernennungsmethode regelt.
Dem Vorsitzenden obliegen, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt, folgende Aufgaben:
(1) die Sitzungen des Vorstandes einzuberufen;
(2) die Tagesordnung für die Sitzungen des Verwaltungsrates festzulegen;
(3) die Arbeit der Direktoren zu koordinieren; und
(4) sicherzustellen, dass den Vorstandsmitgliedern angemessene Informationen zu den auf der Tagesordnung stehenden Punkten zur Verfügung gestellt werden.
Ein Verwaltungsrat kann seine Befugnisse entweder an einen Direktor oder an einen Nicht-Direktor delegieren, der dann den Pflichten eines Generaldirektors unterliegt.
b Sitzungen des Verwaltungsrates
Es liegt in der Verantwortung des Vorsitzenden, Sitzungen einzuberufen, wenn dies angebracht ist oder ein anderes Vorstandsmitglied dies verlangt. Die Einberufungsmitteilung muss an alle Vorstandsmitglieder gesendet werden. Andernfalls kann die Sitzung ungültig werden, wenn einige Vorstandsmitglieder abwesend sind.
Der Vorsitzende ist für die Feststellung der Beschlussfähigkeit verantwortlich. Die Vorstandsmitglieder müssen persönlich an der Sitzung teilnehmen (Bevollmächtigte sind nicht zulässig). Die Satzung kann den Vorstandsmitgliedern die Teilnahme an der Sitzung per Telekommunikationsmittel gestatten, um eine ordnungsgemäße Beteiligung an den Diskussionen zu gewährleisten.
Direktoren, die einen Interessenkonflikt haben, können während der Vorstandssitzungen abstimmen, obwohl der Konflikt den anderen Direktoren während der betreffenden Sitzung vor der Stimmabgabe offengelegt werden muss. Nach Artikel 2391 des Zivilgesetzbuchs haben Direktoren, die bei der Sitzung abwesend waren oder die aufgrund eines Interessenkonflikts der getroffenen Entscheidung nicht zustimmten, drei Monate Zeit, um eine Entscheidung anzufechten, die das Unternehmen schädigt. Die Entscheidung kann nur dann wirksam angefochten werden, wenn die für die Annahme der Entscheidung erforderliche Mehrheit ohne die Stimme des Direktors mit Interessenkonflikt nicht erreicht worden wäre. Die Beweislast für den Interessenkonflikt liegt bei der Partei, die die Entscheidung anficht.
Schließlich sieht Artikel 2388 des Zivilgesetzbuches vor, dass Beschlüsse, die unter Verletzung des Gesetzes oder der Satzung gefasst wurden, nur von abweichenden oder abwesenden Vorstandsmitgliedern oder den gesetzlichen Abschlussprüfern innerhalb von 90 Tagen nach der Beschlussfassung angefochten werden können. Gesellschafter können Vorstandsbeschlüsse anfechten, die ihre Rechte verletzen.
Nach italienischem Gesellschaftsrecht kann eine Verletzung der Pflichten eines Geschäftsführers, die zu einem Schaden für die Gesellschaft führt, die Haftung des Geschäftsführers gegenüber der Gesellschaft und ihren Gläubigern auslösen. Als Teil dieses Kommentars zur Unternehmensführung und -verwaltung in Italien befasst sich dieses Dokument mit der zivil- und strafrechtlichen Haftung eines Geschäftsführers.
F. HAFTUNG DER GESCHÄFTSFÜHRER
1 Zivilrechtliche Haftung
eine Haftung gegenüber dem Unternehmen
Eine Verletzung der Pflichten eines Direktors, durch die der Gesellschaft ein Schaden entsteht, kann die Haftung des Direktors gegenüber der Gesellschaft und ihren Gläubigern auslösen. Dies gilt sowohl für einen einzelnen Direktor als auch für den Vorstand. Im letzteren Fall haftet der Vorstand als Ganzes gesamtschuldnerisch für die Handlungen aller Direktoren, sofern diese ihre Befugnisse nicht an einen Bevollmächtigten übertragen haben. Im Falle einer Vollmachtsübertragung haftet der Bevollmächtigte, während die für die Vollmachtsübertragung verantwortlichen Direktoren nur haftbar gemacht werden, wenn sie ihre Sorgfaltspflicht („culpa in vigilando“) in Bezug auf die Tätigkeit des Bevollmächtigten verletzt haben. Darüber hinaus haftet ein Direktor, der seiner Meinung widerspricht, nicht, wenn seine abweichende Meinung im Protokoll des Vorstands vermerkt und der Ausschuss der gesetzlichen Abschlussprüfer über eine solche abweichende Meinung in Kenntnis gesetzt wurde (siehe Absatz [341]).
Ein Unternehmen kann die Entscheidung eines Direktors nachträglich bestätigen und den Direktor somit von seiner Haftung befreien.
Beispiele für Verhaltensweisen, die eine Haftung der Direktoren auslösen können, sind:
(1) Entscheidungen der Geschäftsführung, durch die der Gesellschaft ein Schaden entsteht. Eine Haftung kann entstehen, wenn die Entscheidung, die die Gesellschaft schädigt, von einem mit der erforderlichen Sorgfalt handelnden Geschäftsführer nicht getroffen worden wäre und der Schaden zum Zeitpunkt der Entscheidung vorhersehbar war;
(2) Unregelmäßigkeiten bei der Führung der Geschäftsbücher oder die Vorlage von Rechnungen, durch die Verluste verschleiert werden;
(3) Unterlassene Korrektur von Unregelmäßigkeiten in der Unternehmensführung, die vor der Ernennung des Direktors aufgetreten sind. Bei seinem Amtsantritt sollte sich der Direktor aufgrund seiner allgemeinen Sorgfaltspflicht und der Pflicht, in informierter Weise zu handeln, vergewissern, dass die bisherige Unternehmensführung korrekt war, und, falls dies nicht der Fall ist, Schritte zur Korrektur etwaiger Unregelmäßigkeiten unternehmen.
Die Verjährungsfrist für Ansprüche gegen Geschäftsführer beträgt fünf Jahre ab dem Ausscheiden des Geschäftsführers aus dem Amt. Die Beweislast für das rechtswidrige Verhalten, den dem Unternehmen entstandenen Schaden und den Kausalzusammenhang zwischen beidem liegt beim Unternehmen. Als Rechtsmittel wird Schadensersatz angestrebt.
b) Haftung gegenüber Gläubigern
Eine gesamtschuldnerische Haftung entsteht bei Verhalten, das die allgemeine Pflicht des Geschäftsführers zum Schutz des Firmenvermögens verletzt, eine Vermögensminderung verursacht und so die Gläubiger daran hindert, ihre Forderungen einzutreiben. Geschäftsführer, die richtige Managemententscheidungen mit unglücklichem Ausgang getroffen haben, haften nicht. Es gibt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren ab dem Datum, an dem das Firmenvermögen nicht mehr ausreichte, um die Schulden der Firma zu bezahlen, oder ab dem Datum, an dem der Gläubiger das Missmanagement bei Anwendung angemessener Sorgfalt hätte entdecken können. Die Beweislast liegt beim Gläubiger, der nachweisen muss, dass der Geschäftsführer seine Pflichten verletzt hat und dies zu einem Verlust für die Firma geführt hat. Als Rechtsmittel steht Schadensersatz zu, der für die verlorenen Beträge sowie den entgangenen Gewinn aus diesem Betrag einforderbar ist.
c Haftung gegenüber Gesellschaftern und/oder Dritten
Die Direktoren werden für vorsätzliches oder fahrlässiges Verhalten haftbar gemacht (z. B. Genehmigung falscher Jahresabschlüsse, falsche Darstellung der finanziellen Lage des Unternehmens, Unterlassen der Zuteilung neuer Aktien bei einer Aktienumverteilung), das einen direkten Schaden am Vermögen des Unternehmens, eines Aktionärs-/Quoteninhabers oder eines Dritten verursacht.
Eine Haftung gegenüber Dritten kann beispielsweise entstehen, wenn dem Dritten zum Zwecke der Sicherung einer Kreditlinie Dokumente zur Verfügung gestellt werden, die falsche Angaben zur finanziellen Lage des Unternehmens enthalten.
Die Haftung trifft alle Geschäftsführer, die der Entscheidung zugestimmt haben. Die Beweislast liegt beim Kläger, der das vorsätzliche Verhalten oder die Fahrlässigkeit des Geschäftsführers beweisen muss. Es gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren ab dem Datum, an dem die schädigende Handlung begangen wurde, und als Rechtsmittel steht Schadensersatz für den erlittenen Verlust zur Verfügung.
2 Strafrechtliche Verantwortlichkeit
Das italienische Gesellschaftsrecht sieht eine Vielzahl von Straftaten vor, die auf Geschäftsführer anwendbar sind. Ein Unternehmen selbst wird nicht strafrechtlich zur Verantwortung gezogen, kann aber unter bestimmten Umständen für seine Tätigkeit verwaltungsrechtlich haftbar gemacht werden. Geschäftsführer haften nicht gesamtschuldnerisch für Straftaten, aber der Begriff der Beihilfe zur Begehung einer Straftat könnte zur Anwendung kommen.
Die strafrechtliche Verantwortlichkeit eines Geschäftsführers bestimmt sich nach den Voraussetzungen der jeweiligen Straftat, erfordert aber in der Regel schuldhaftes Wissen und/oder Vorsatz.
Die Verjährungsfrist für die Haftung ist durch die jeweilige Straftat festgelegt. Die möglichen Strafen werden ebenfalls durch die Straftat festgelegt und können aus Freiheits- und/oder Geldstrafen bestehen. Es gibt auch Bestimmungen zur Beschlagnahme der Erträge aus der Straftat, unabhängig davon, ob es sich um Gewinne oder erworbene Güter handelt.
In diesem Dokument werden die weiteren leitenden Angestellten des italienischen Gesellschaftsrechts erörtert, und zwar: De-facto-Direktor (Amministratore di Fatto); Geschäftsführer (Direttore Generale); Gremium der gesetzlichen Abschlussprüfer (Collegio Sindicale); Prüfung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Società di Revisione); Aufsichtsrat; sowie Vorstand und Aufsichtsrat (Consiglio di Sorveglianza) von Gesellschaften mit dualem Modell.
G ANDERE FÜHRUNGSKRÄFTE DES UNTERNEHMENS
1 De-facto-Regisseur
Ein De-facto-Direktor ist eine Person, die ein Unternehmen leitet, ohne offiziell zum Direktor ernannt worden zu sein. Das entscheidende Merkmal dieser Rolle ist das Treffen von Managemententscheidungen im Namen des Unternehmens.
Ein De-facto-Direktor unterliegt sowohl der zivil- als auch der strafrechtlichen Haftung und denselben Pflichten wie ein formeller Direktor.
2 Generaldirektor („Generaldirektor“)
Ein Geschäftsführer kann entweder ein Angestellter des Unternehmens oder ein Nichtangestellter sein und Mitglied des Vorstands sein. Ein Geschäftsführer setzt die Entscheidungen des Vorstands um und ist an der Geschäftsführung des Unternehmens beteiligt. Es gibt keine Begrenzungen für die Anzahl der Geschäftsführer, die ernannt werden können, und für die Dauer ihrer Amtszeit.
Einem Geschäftsführer kann die Befugnis erteilt werden, die Gesellschaft gegenüber Dritten zu vertreten. Die dem Geschäftsführer erteilten Befugnisse müssen beim Handelsregister eingetragen werden.
Die Weisungsbefugnis gegenüber dem Geschäftsführer obliegt dem Vorstand (bzw. dem Alleinvorstand); die Vorstandspflichten gelten auch für den Geschäftsführer.
3 Prüfungsausschuss (‚Prüfungsausschuss‘)
SpAs und Sapas verfügen immer über einen Ausschuss von Wirtschaftsprüfern oder einen Abschlussprüfer; gemäß Artikel 2477 des Zivilgesetzbuches muss eine Srl einen solchen Ausschuss nur dann haben, wenn:
(a) Die Srl legt einen Konzernabschluss vor;
b) ein Unternehmen kontrolliert, das einer Rechnungsprüfung unterzogen werden muss;
c) in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren werden zwei der folgenden Schwellenwerte erreicht:
(i) die Bilanzsumme beträgt mindestens 2.200.000 Euro,
(ii) die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer im Geschäftsjahr 10 oder mehr betrug oder
(iii) der Erlös aus Verkäufen und geleisteten Arbeiten beträgt oder übersteigt 2.000,00 €.
Die Pflicht zur Bestellung des Aufsichtsorgans oder des Abschlussprüfers gemäß Buchstabe c endet, wenn in drei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren keine der vorgenannten Grenzen überschritten wird.
Das Kontrollorgan einer Srl unterliegt, sofern es ernannt wird, den für den Aufsichtsrat einer SpA geltenden Bestimmungen.
Die Revisionsstelle muss grundsätzlich prüfen, ob die Unternehmensleitung die geltenden Gesetze sowie die Rechnungslegungs- und Prüfungsgrundsätze einhält. Bei börsennotierten Unternehmen obliegen dem Revisionsgremium noch weitere Aufgaben.
In den SpAs besteht das Gremium der Abschlussprüfer aus drei oder fünf ordentlichen Abschlussprüfern und zwei Ersatzprüfern. Mindestens ein ordentlicher Abschlussprüfer und ein Ersatzprüfer müssen im vom Justizministerium geführten Register der Abschlussprüfer eingetragen sein, und die übrigen Abschlussprüfer müssen die vom Justizministerium festgelegten Qualifikationen besitzen. Für Abschlussprüfer gelten ähnliche Ausschluss- und Unvereinbarkeitsregeln wie für Direktoren, und sie erhalten für ihre Dienste eine Vergütung. In Italien werden Abschlussprüfer in der Regel aus den Reihen der Wirtschaftsprüfer ausgewählt.
Die ersten Wirtschaftsprüfer werden bei der Gründung ernannt und ihre Amtszeit beträgt drei Geschäftsjahre.
Wirtschaftsprüfer können zurücktreten, können aber gegenüber dem Unternehmen schadenersatzpflichtig gemacht werden, wenn sie dies ohne „gerechtfertigten Grund“ tun. Die Aktionäre können auch die Abberufung von Wirtschaftsprüfern beschließen, aber dafür muss ein „gerechtfertigter Grund“ vorliegen und der Beschluss muss dem Gericht zur Genehmigung vorgelegt werden. Wenn ein Wirtschaftsprüfer ohne Begründung zwei aufeinanderfolgende Sitzungen des Verwaltungsrats versäumt, verliert er automatisch sein Amt.
Der Ausschuss der gesetzlichen Revisionsstelle muss alle 90 Tage zusammentreten. Die Pflichten der gesetzlichen Revisionsstelle variieren, je nachdem, ob die Revisionsstelle sowohl die Geschäftsführung als auch die Buchführung der Gesellschaft beaufsichtigt oder ausschließlich die Geschäftsführung, während für die Buchführung ein Revisionsorgan ernannt wird.
Wenn der Revisionsausschuss die Rechnungslegung zu überwachen hat, muss er die Angemessenheit der Mittel überprüfen, die das Unternehmen für die Rechnungslegung zur Verfügung gestellt hat, und die Regeln für externe Prüfer beachten. Er muss vierteljährlich Kontrollen durchführen, um sicherzustellen, dass die Buchführung des Unternehmens ordnungsgemäß und genau erfolgt.
Wenn der Aufsichtsrat die Geschäftsführung des Unternehmens überwachen muss, muss er die Einhaltung der Gesetze und der Bestimmungen der Satzung sowie die ordnungsgemäße Geschäftsführung des Unternehmens unter Berücksichtigung der Angemessenheit der verfügbaren Managementressourcen sicherstellen. Die Aufsichtsratsmitglieder müssen an den Sitzungen des Verwaltungsrats und des Exekutivausschusses (sofern ernannt) teilnehmen. Sie müssen auch an den Aktionärsversammlungen teilnehmen.
Gesetzliche Abschlussprüfer müssen die hohen gesetzlichen Standards einhalten. Andernfalls kann dies zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen haben. Sie haften gesamtschuldnerisch gegenüber den Geschäftsführern des Unternehmens und untereinander, jedoch persönlich gegenüber dem Unternehmen und den Gläubigern. Sie müssen ihre Pflichten mit der Professionalität und Sorgfalt erfüllen, die die Art ihrer Tätigkeit erfordert.
Wenn der Ausschuss der gesetzlichen Abschlussprüfer Unregelmäßigkeiten in der Unternehmensführung oder in den Finanzen feststellt, muss er Maßnahmen ergreifen, um die regelwidrigen Aktivitäten zu stoppen. Die Abschlussprüfer müssen alle Meinungen, die den Handlungen der Unternehmensführung widersprechen, in das Protokollbuch der Sitzungen des Ausschusses der gesetzlichen Abschlussprüfer eintragen. Sie müssen auch die Anteilseigner/Quoteninhaber informieren und können in dringenden Fällen eine außerordentliche Hauptversammlung einberufen. Wenn die Anteilseigner keine Maßnahmen ergreifen, kann der Ausschuss die Angelegenheit dem Staatsanwalt melden.
4 Prüfung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft („Wirtschaftsprüfungsgesellschaft“)
SpAs unterliegen der Prüfung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft; SpAs mit öffentlich gehandelten Aktien werden von einem von der CONSOB zugelassenen Wirtschaftsprüfer geprüft. Wenn das Unternehmen nicht verpflichtet ist, einen Konzernabschluss zu erstellen, kann die Prüfung von den gesetzlichen Wirtschaftsprüfern durchgeführt werden (vorausgesetzt, alle sind dazu zugelassen). Externe Wirtschaftsprüfer werden für drei Geschäftsjahre bestellt und können wiederbestellt werden. Wirtschaftsprüfer unterliegen denselben Berufsregeln und gesetzlichen Pflichten und Haftungen wie gesetzliche Wirtschaftsprüfer; externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaften haften gesamtschuldnerisch mit den einzelnen Unternehmensmitgliedern, die die Prüfung durchführen.
Gemäß Gesetzesdekret Nr. 39 vom 27. Januar 2010, geändert durch Gesetzesdekret Nr. 135 vom 17. Juli 2016, bestehen die Pflichten der Wirtschaftsprüfer darin:
a) Kontrollen im Hinblick darauf durchzuführen, dass die Bücher des Unternehmens ordnungsgemäß geführt werden und die Einträge in den Büchern richtig sind;
b) zu prüfen, ob die Konten (bzw. die konsolidierten Konten, sofern vorhanden) mit den Buchungsunterlagen übereinstimmen und den ordnungsgemäßen Buchführungsverfahren entsprechen;
c) einen Bericht über den Jahresabschluss bzw. den konsolidierten Abschluss vorzulegen.
Die Wirtschaftsprüfer können Unterlagen von der Gesellschaft anfordern und Vor-Ort-Prüfungen durchführen. Die Wirtschaftsprüfer können gegenüber der Gesellschaft, den Aktionären und Drittgläubigern für alle Schäden haftbar gemacht werden, die sich aus der Nichterfüllung ihrer Pflichten ergeben.
Die externen Wirtschaftsprüfer sind außerdem verpflichtet, zu allen vorgeschlagenen Kapitalerhöhungen, Fusionen und Gewinnausschüttungen eine Stellungnahme abzugeben.
Der Wirtschaftsprüfer haftet gegenüber der Gesellschaft, den Gesellschaftern und sonstigen Dritten gesamtschuldnerisch zusammen mit der Geschäftsführung für Schäden, die ihm aus der Verletzung seiner Berufspflichten entstehen.
5 Aufsichtsrat
Bei SpA mit Einzelmodell muss der Aufsichtsrat vom Vorstand ernannt werden. Er besteht aus Mitgliedern, die die Anforderungen an Vertrauenswürdigkeit, Professionalität und Unabhängigkeit erfüllen. Der Aufsichtsrat bleibt für die Dauer der Amtszeit des Vorstands im Amt.
Die Aufgabe des Aufsichtsrats besteht in der Überwachung der Organisationsstruktur, der internen Kontrollsysteme sowie der Rechnungslegung und Geschäftsführung des Unternehmens und in der Wahrnehmung weiterer Aufgaben, die ihm vom Vorstand zugewiesen werden.
Für die Mitglieder des Aufsichtsrats gilt die gleiche zivilrechtliche Haftung wie für den Abschlussprüfer; die strafrechtliche Haftung hängt von der Art der Straftat ab.
6 Duales Unternehmensmodell – Vorstand
In Gesellschaften mit dualem Modell schreibt Artikel 2409 octies und novies des Zivilgesetzbuches die Einrichtung eines Verwaltungsrats („Consiglio di Gestione“) vor und regelt diese.
Der Vorstand muss aus mindestens zwei Mitgliedern bestehen. Ihre erstmalige Ernennung erfolgt durch die Gründungsurkunde des Unternehmens und ihre Amtszeit beträgt drei Geschäftsjahre des Unternehmens, wobei sie nach Ablauf dieser Frist wiedergewählt werden können. Ein Vorstandsmitglied kann jederzeit vom Aufsichtsrat (consiglio di sorveglianza) entlassen werden, hat jedoch Anspruch auf eine Abfindung, wenn die Entlassung nicht aus „wichtigen Gründen“ gerechtfertigt ist. Der Aufsichtsrat ist für die Ernennung neuer Vorstandsmitglieder während der Existenz des Unternehmens verantwortlich.
Die Zuständigkeiten des Vorstands werden in Artikel 2409 Novies festgelegt. Darin heißt es, dass die Leitung der Gesellschaft ausschließlich in seiner Verantwortung liegt und dass er alles tun muss, was zur Erreichung des Gesellschaftszwecks erforderlich ist.
Gegen Mitglieder des Vorstands können sowohl die Gesellschaft selbst als auch die Gesellschafter vorgehen, ebenso wie der Aufsichtsrat.
7 Duale Modellunternehmen – der Aufsichtsrat
In dualistischen Gesellschaften ist ein Aufsichtsrat gemäß Artikel 2409 octies erforderlich und wird durch Artikel 2409 duodecies des Zivilgesetzbuches geregelt.
Der Aufsichtsrat muss aus mindestens drei Mitgliedern bestehen, von denen mindestens eines im Register der Wirtschaftsprüfer des Justizministeriums eingetragen sein muss. Außerdem können weitere Voraussetzungen gemäß der Satzung gelten. Die Nominierung der Mitglieder erfolgt zunächst durch die Satzung und danach normalerweise durch die Aktionäre. Die Mitglieder bleiben drei Geschäftsjahre im Amt.
Die Zuständigkeiten des Aufsichtsrats sind eine Mischung von Zuständigkeiten, die sonst dem Aufsichtsrat oder der Hauptversammlung obliegen, und umfassen unter anderem:
a) die Genehmigung des Jahresabschlusses (bzw. des konsolidierten Abschlusses);
b) die Ernennung und Abberufung der Mitglieder des Verwaltungsrats sowie die Festsetzung der Vergütung der Mitglieder;
c) sicherzustellen, dass die Gesellschaft im Einklang mit den Gesetzen und der Satzung sowie unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Unternehmensführung geführt wird und dass die Verwaltung, Organisation und Rechnungslegung der Gesellschaft angemessen sind; und
d) die Ergreifung von Maßnahmen gegen Mitglieder des Verwaltungsausschusses.
Der Aufsichtsrat hat den Gesellschaftern einmal jährlich einen schriftlichen Bericht über seine Tätigkeit zu erstatten.
Die Sorgfaltspflicht der Mitglieder des Vorstands besteht in der Sorgfalt, die die Natur des Amtes erfordert. Die Mitglieder des Aufsichtsrats haften gemeinsam mit dem Vorstand für Handlungen oder Unterlassungen, die einen Schaden verursachen, wenn diese Handlungen oder Unterlassungen bei Beachtung der gebotenen Sorgfalt der Mitglieder des Aufsichtsrats nicht eingetreten wären.
Die strafrechtliche Verantwortlichkeit hängt von der tatsächlichen Art der Straftat ab.
